Stunden- oder sogar tagelang Lagerbestände kontrollieren, Verpackungen zählen, Kalkulationen durchführen – eine Inventur in der Gastronomie ist kein einfacher Prozess, und wenn man ehrlich ist, gibt es deutlich abwechslungsreichere Aufgaben als diese monotone und zeitaufwendige Arbeit.
Die Vorteile einer ordnungsmäßigen Inventur liegen jedoch auf der Hand. Insbesondere lassen sich ein erheblicher Anteil Ihrer regulären Warenausgaben einsparen und Ihre Lagerhaltung optimieren. Typischerweise geben Restaurants etwa 35 % ihres Betriebsbudgets für Lebensmitteleinkäufe aus, von denen 20 % durch ein effizientes Bestandsmanagement eingespart werden können. Konsequent durchgeführte Inventuren können also als Erfolgsfaktor die laufenden Kosten deutlich reduzieren und die Wettbewerbsfähigkeit sowie Qualität Ihres Betriebes erhöhen.
Was versteht man unter einer Inventur in der Gastronomie?
Unter einer Inventur versteht man das buchmäßige Erfassen aller vorhandenen Gastronomiebestände. Das Ergebnis ist eine Inventurliste, die zum Stichtag detailliert alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert dokumentiert. Die körperliche Inventur ist der praktische Teil der Inventur, also die Warenbestandsaufnahme durch Zählen, Messen und Wiegen.
Die körperliche Inventur erfolgt insgesamt in zwei Schritten: Zunächst werden alle Bestände sorgfältig gezählt und in der Bestandsliste aufgeführt. Im zweiten Schritt folgt der Vergleich der erfassten Bestände mit den Soll-Ständen der Lagerbuchhaltung. Dabei kann es passieren, dass aufgrund von Fehlern in der Buchführung, Diebstahl oder falscher Auszählung Differenzen auftreten. Nachfolgend müssten die Werte in den Büchern an die tatsächlich gezählten Bestände angepasst werden. Die Differenz wird als Bestandsänderung oder Materialeinsatz aufgeführt.
Wann besteht eine Pflicht zur Inventur in der Gastronomie?
Laut § 240ff des Handelsgesetzbuchs sind nur bilanzierende Unternehmen zu einer Inventur verpflichtet. Spezifische Ausnahmen für die Gastronomie gibt es per se nicht. Einzelkaufleute, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen konnten, sind von der Inventurpflicht befreit.
Für Gastronomen bedeutet dies, dass die Durchführung einer Inventur in den meisten Fällen keine Pflicht ist. Trotzdem kann sich die regelmäßige Inventur als Hilfe für den eigenen Unternehmenserfolg erweisen. Standardmäßig erfolgt die Warenbestandsaufnahme zum Jahreswechsel. Für ein optimiertes Kostenmanagement empfiehlt sich jedoch eine monatliche Inventur. Insbesondere bei wertvollem Warenbestand haben Sie auf diese Weise eine bessere Kontrolle des Warendurchsatzes und können Ihre Schankverluste und Diebstähle verringern.
7 Tipps für eine effiziente Inventur in der Gastronomie
- Zeitplan: Legen Sie einen fixen Termin für die regelmäßigen, im besten Falle monatlichen Inventuren in Ihrem Restaurant fest, der konsequent eingehalten wird. Planen Sie im Vorfeld ebenso die benötigte Zeit und den ungefähren Zeitraum für den Inventurprozess ein. Monatliche, stückweise Bestandsaufnahmen werden den Aufwand Ihrer Inventur am Jahresende deutlich verringern und Ihnen viel Stress ersparen.
- Vorbereitung: Damit die Warenwirtschaft schnell und reibungslos ablaufen kann, sollten Sie diese sorgfältig vorbereiten. Bringen Sie Ordnung in die Räume, in denen die Inventur stattfinden soll und platzieren Sie gleiche oder ähnliche Produkte beieinander. Legen Sie verdorbene oder abgelaufene Lebensmittel separat zur Seite und überprüfen Sie die Beschriftung der einzelnen Artikel.
- Teamwork: Wählen Sie das für die Inventur verantwortliche Personal aus, um eine konsistente Basis zu schaffen. Eine erfahrene Person kann dabei als Hauptverantwortlicher festgelegt werden, der ein Team zusammenstellt und den anderen Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben zuweist.
- Kommunikation: Sprechen Sie aktiv mit Ihren Mitarbeitern über die Inventur und finden Sie heraus, wer genug freie Kapazitäten dafür hat. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern außerdem die Ergebnisse der Inventur und die Verkaufsstatistiken mit, um mittels offener Kommunikation der Unternehmenserfolge die Motivation Ihres Teams zu erhöhen.
- Ressourcenschonung: Decken Sie bei der Inventur Faktoren wie Lebensmittelverschwendung, Schwund und Diebstahl auf. Auf diese Weise werden Sie den monatlich benötigten Wareneinsatz besser einplanen können, um zukünftig übermäßigen Bestellungen und der Ressourcenverschwendung entgegenzuwirken.
- Digitalisierung: Tabellenkalkulationen sind der erste Schritt, um die manuelle Gastronomieinventur überflüssig zu machen. Wenn Sie jedoch noch effizienter arbeiten möchten, dann sollten Sie für Ihr Restaurant eine Inventur-Software beschaffen, mit der Sie all Ihre Lagerbestände genau im Blick behalten. Die Verknüpfung mit dem Kassensystem ermöglicht darüber hinaus die automatische Abgleichung Ihrer verkauften Getränke und Speisen mit dem Lager und die sofortige Benachrichtigung bei niedrigen Warenbeständen.
- Datenanalyse: Eine Warenbestandsaufnahme ohne Datenauswertung ist bedeutungslos und verschwendet nur Zeit und Mühe. Analysieren Sie also Ihre Inventurliste regelmäßig und leiten Sie daraus Maßnahmen und Handlungsbedarf ab. Auf diese Weise wird auch Ihr Team die Relevanz des Inventurprozesses erkennen und die Arbeit gewissenhafter ausüben.
