Immer mehr Tagungs-Hotels stellen ihre Konzepte so um, das Hybrid-Konferenzen möglich sind. Mit moderner Tagungstechnik und ausgeklügelten Hygienekonzepten sorgen sie dafür, dass Veranstaltungen nicht nur live erfolgreich sein können. Wir stellen einige Beispiele vor.
Sicher Tagen mit Schnelltests und hybriden Konzepten
In einer Pandemie kommt es auf die Sicherheit aller Beteiligten an. Wer über große Konferenzräume oder einladende Außenbereiche verfügt, ist klar im Vorteil: Meetings können so mit den notwendigen Abständen und Sicherheitsmaßnahmen bald wieder durchgeführt werden. Auch intensiveres Testen gewährleistet die Sicherheit aller Teilnehmer. So stellten die Leonardo Hotels beispielsweise das Hygiene- und Sicherheitskonzept in all ihren Häusern um. Organisatoren können nun alle Teilnehmer vor Beginn einer Veranstaltung auf das Coronavirus testen lassen – eigenverantwortlich und schmerzfrei per Antigen-Spucktest. Die Hotelkette gibt so Perspektiven, dass Vor-Ort-Treffen zukünftig sicher möglich sind. Andere Veranstalter setzen bereits jetzt auf hybride Konzepte, so beispielsweise der Verband der sächsischen Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (vdw Sachsen). Am 4. Mai 2021 findet die "Software & Immobilien Conference 2021" voraussichtlich in Präsenz in Halle statt. Doch bereits seit Anfang Februar ist die virtuelle Messe online geöffnet und Teilnehmer können digital zwischen Ständen herumschlendern, Visitenkarten sammeln und Fragen hinterlassen. Verbandsdirektor Rainer Seifert sieht darin einen klaren Vorteil: "Die Besucher bekommen einen einmaligen Überblick und können ihre Sicht auf den Markt schärfen. So gehen sie fachlich gut vorbereitet auf die Veranstaltung."
Technische Helfer für Tagungen in Pandemie-Zeiten
Wie können Hotels sich technisch so aufstellen, dass sie auch in Corona-Zeiten erfolgreich sind? Gute Technik ist die Voraussetzung dafür, um hybride Veranstaltungen durchführen zu können. Wie diese Technik aussehen kann, zeigt beispielsweise das Hotel Gude in Kassel. Hotelmanagerin Susanne Kiefer bemerkte schnell, dass Konferenzen kleiner und digitaler, dafür aber auch agiler werden und setzte auf die cloudbasierte Lösung „Weframe one“. Ein 86-Zoll-Multitouch-Gerät mit Video- und Audiotechnik kann auf Rollen in den Tagungsraum gebracht werden und löst Beamer und Flipchart ab. Die Software stammt vom Technologie-Unternehmen Weframe, das sich mit dem Projekt auf hybride Gruppenarbeit konzentriert hat. Nötig ist nur Strom und eine stabile Internetverbindung per LAN. Teilnehmer einer „Session“ loggen sich per rotierender Pin in die Veranstaltung ein – unabhängig, ob sie vor Ort teilnehmen oder vor dem heimischen Rechner sitzen – und können sofort per Screensharing daran teilnehmen. Eine Installation der Software auf dem eigenen Gerät ist nicht notwendig, alles funktioniert per Webschnittstelle – und das sicher. Die Cloud-Lösung ist DSGVO-konform und das System überträgt alle Inhalte https- bzw. SSL-verschlüsselt. Auf dem Gerät selbst bleiben keine Informationen gespeichert.
Verlieren persönliche Tagungen an Bedeutung?
Dass Wissensvermittlung auf digitalem Wege funktioniert, zweifelt nach einem Jahr Pandemie wohl niemand mehr an. Auch sind digitale Veranstaltungen wesentlich kostengünstiger. Doch Tagungen leben besonders vom persönlichen Austausch der Teilnehmer, von zufälligen Begegnungen und spontanen Diskussionen untereinander. Auch jüngere Menschen, die mit der Kommunikation via Web und Social Media aufgewachsen sind, sehnen sich hin und wieder nach Gesprächen ohne Screen. Die Konzentration ist in digitalen Veranstaltungen schwieriger, die Aufmerksamkeitsspanne kürzer. „Darüber hinaus sind digitale Meetings immer noch nicht störungsfrei, die Mimik geht oft verloren, eher ‚stille‘ Teilnehmer gehen unter und vom persönlichen Plausch beim Kaffee bleibt auch nichts übrig“, so Uwe Schulze-Clewing, Geschäftsführer des Holiday Inn München-Unterhaching. Er erwartet zukünftig, dass gewisse Meetings dauerhaft online abgehalten werden, anstatt für die Anreise zum Event mehrere Stunden in öffentlichen Verkehrsmitteln zu verbringen. Finden Veranstaltungen in Präsenz statt, dann durchaus mit hybriden Lösungen und weiterhin starker Konzentration auf Hygiene und Sicherheit. Auch Yoram Biton, Managing Director Leonardo Hotels Central Europe, ist vom Tagungs-Geschäft weiterhin überzeugt: „Persönliche Meetings und Live-Formate sind nicht auf Dauer ersetzbar und bilden zukünftig eine Einheit mit hybriden Veranstaltungsformaten, einhergehend mit einem soliden Hygiene- und Sicherheitskonzept, das sich flexibel an Neuerungen anpasst.“