Bevor ein Betrieb in den zeitweiligen Ruhestand geht, müssen einige Dinge erledigt und viele Instanzen über die Schließung informiert werden. Wir erklären, welche Schritte notwendig sind.
Lokal für die Schließung vorbereiten
Eine umfangreiche Inventur ist die wichtigste Aufgabe, bevor ein Lokal schließt. Neben der Bestandsaufnahme sind folgende Dinge zu erledigen: verderbliche Lebensmittel aus der Kühlung entfernen Obst dörren oder zu weiteren Produkten verarbeiten teure Spirituosen sichern oder einlagern Eismaschine inkl. Wasserbehälter entleeren und die Entnahmeklappe geöffnet lassen, neue Filter vorbestellen Kühlung ausschalten und Stromfresser vom Netz nehmen Wasserhaupthahn und Gaszufuhr abstellen Neben Lebensmitteln und Getränken gibt es in jedem Gastronomie- oder Hotelbetrieb kostenintensiven Geräte: Kasse sichern sowie Wechselgeld und Münzrollen mitnehmen elektronische Geräte mitnehmen, z.B. Kartenlesegeräte, Laptops, Tablets Terrassenmöbel einlagern oder sichern Markisen einfahren
Dokumentieren und absichern
Die Liste scheint endlos, bevor Betreiber tatsächlich den Schlüssel im Schloss drehen können. Um später Versicherungen und Ämter ausreichend zu informieren, sollten Gastronomen einige Dinge dokumentieren und das geschlossene Lokal ausreichend absichern: Bar, Gasträume und Rückbuffets fotografieren Zählerstände ablesen und dokumentieren Fehlerstrom-Schutzschalter aktivieren Alarmanlage und Überwachungskamera einschalten Fenster und Türen abschließen und sichern
Wen Gastronomen informieren oder kontaktieren sollten
In der Corona-Krise gehen Betriebsschließungen in vielen Fällen mit Ausgangssperren einher. Daher sollten Restaurantbetreiber nicht nur im Betrieb alles Notwendige erledigt haben, sondern auch das „Drumrum“ im Blick haben: Post: Bei einer Ausgangssperre sollte ein Nachsendeauftrag eingerichtet werden oder ein Nachbarn gebeten werden, den Briefkasten zu leeren. Lieferanten: Es gilt, laufende Bestellungen bei Lieferanten – wenn möglich – zu stornieren und offene Rechnungen zu begleichen. Jedoch sind Lieferanten während der herrschenden Pandemie nicht die einzigen finanziellen Belastungen. Folgende Einrichtungen gilt es ebenfalls zu kontaktieren: Versicherung: Betreiber eines Restaurants oder Hotels sollten sich schnellstmöglich mit ihrer Versicherung in Verbindung setzen und die Konditionen überprüfen. Wer eine Betriebsschließungsversicherung abgeschlossen hat, sollte die behördlich angeordnete Schließung unmittelbar anzeigen, um von ihrem Versicherungsschutz Gebrauch machen zu können. Vermieter: Betreiber sollten die Möglichkeit erfragen, Mietzahlungen auszusetzen oder zu reduzieren. Energieversorger und Stadtreinigung: Gastronomische Betriebe beanspruchen die Dienste beider Einrichtungen während einer Schließung kaum bis gar nicht und sollten monatliche Zahlungen daher – soweit möglich – aussetzen. Multimedia: Auch Zahlungen für GEMA und Rundfunkgebühren sollten Eigentümer der Lokale abmelden. Die GEMA hat dafür bereits ein Nothilfe-Programm für seine Kunden auf den Weg gebracht. Auch Abonnements bei Multimedia-Anbietern wie Sky und Co. sollten pausiert werden, um Kosten zu sparen. Es ist es sinnvoll, Steuerbelege der letzten Jahre und die vollständige Steuererklärung des Jahres 2019 griffbereit zu halten. Es kann die Kommunikation mit den oben genannten Einrichtungen sowie mit Ämtern und Banken erleichtern. Aus diesem Grund sollten Besitzer und Mitarbeiter des Betriebes auch dokumentieren, wer zu welchem Zeitpunkt im Lokal anwesend war, um nach dem Rechten zu sehen.
Schließung kommunizieren – Kunden informieren
Ein Zettel an der Eingangstür informiert Kunden vor Ort über den Grund und die Dauer die Schließung. Telefonisch erhalten Gäste diese Informationen über den aktualisierten Anrufbeantworter. Website und Google-Konto erhalten neue Öffnungszeiten und zeigen die Schließung des Lokals unmittelbar an. Auch Social Media ist einer der schnellsten Informationslieferanten und macht Meldungen für Nutzer teilbar. Kunden sehen in sozialen Netzwerken, dass das Lokal geschlossen ist, und können ihre Mitmenschen darüber in Kenntnis setzen. Die To-Do-Liste ist lang. Achten Unternehmer jedoch auf eine geordnete Schließung in Krisenzeiten, geht anschließend die Wiedereröffnung ohne Probleme über die Bühne.