Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch dokumentiert den Bargeldverkehr eines Betriebes, vor allem um entsprechende Nachweise dafür gegenüber dem Finanzamt zu erbringen. Es kann manuell oder elektronisch geführt werden.
Das Kassenbuch gibt einen Überblick über den aktuellen Bargeldbestand in der Kasse, daher müssen stets alle Einnahmen und Ausgaben in das Kassenbuch eingetragen werden. Nach Geschäftsschluss erfolgt der Kassensturz. Dabei ist zu prüfen, ob der Sollbestand des Bargeldes aus dem Kassenbuch mit dem tatsächlichen Istbestand in der Kasse übereinstimmt. Um die Richtigkeit des Kassenbuches zu belegen, müssen alle Rechnungen und Quittungen beigefügt werden.
Die Führung eines Kassenbuches unterliegt strengen Richtlinien und Vorschriften, die eingehalten werden müssen, um den Anforderungen des Finanzamtes gerecht zu werden. Gastronomen sollten daher im Sinne einer transparenten und zuverlässigen Buchhaltung unbedingt penibel beim Führen des Kassenbuches sein.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Führung eines Kassenbuchs ist für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland vorgeschrieben. Das ist der Fall bei einem Eintrag ins Handelsregister, jedoch auch ohne Handelsregistereintrag, solange es sich um einen Geschäftsbetrieb handelt, der nach kaufmännischen Standards organisiert ist.
Ein in kaufmännischer Weise organisierter Geschäftsbetrieb ist gekennzeichnet durch eine große Mitarbeiteranzahl, ein hohes Umsatzvolumen, eine Vielzahl von Geschäftskontakten und ein umfangreiches Warenangebot. Wenn der Umsatz maximal 600.000 Euro pro Jahr beträgt und der Gewinn maximal 60.000 Euro, muss kein Kassenbuch geführt werden. Auch Betreiber eines Kleingewerbes sind nicht buchführungspflichtig und damit auch von der Pflicht der Kassenbuchführung befreit. Es sei denn, sie lassen sich freiwillig ins Handelsregister eintragen.
Welche Angaben müssen zu jedem Geschäftsvorfall gemacht werden?
Grundsätzlich müssen für jeden einzelnen Geschäftsvorfall folgende Pflichtangaben aufgezeichnet werden:
- Datum
- Belegnummer für eine eindeutige Zuordnung des Geschäftsvorfalls
- Betrag der Einnahme bzw. Ausgabe mit Währungsangabe
- Zweck (Buchungstext)
- Steuersatz
- Vorsteuer/ Umsatzsteuer des Betrages
- aktueller Kassenbestand
Kassenbuch in der Gastronomie: Worauf achten?
Um eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung in der Gastronomie zu gewährleisten, sind bestimmte Grundsätze zu beachten. Dazu gehören die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie die Grundsätze der Finanzverwaltung zur Aufbewahrung von Unterlagen, Aufzeichnungen und Büchern in elektronischer Form und der Datenzugriff.
Ein weiterer wichtiger Grundsatz ist die einzelne, korrekte, vollständige, geordnete und zeitgerechte Erfassung aller Einträge in das Kassenbuch. Somit sind alle Bareinnahmen und Barausgaben täglich aufzuzeichnen. Eine spätere Eintragung ist nur möglich, wenn wichtige betriebliche Gründe die zeitgerechte Erfassung verhindern. Wichtig ist auch die Aufzeichnung der Sollveränderung des Kassenbestandes.
Weitere Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung:
- Es dürfen keine Buchungen ohne Beleg vorgenommen werden.
- Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
- Der Kassenbericht ist lückenlos und fortlaufend ohne Leerzeilen zu führen.
- Die Eintragungen sind nach der Tagesfolge zu ordnen und nicht willkürlich vorzunehmen.
- Der Barbestand der Kasse ist regelmäßig zu überprüfen und nachzuzählen.
- Soll- und Istbestand müssen jederzeit vergleichbar sein.
- Eintragungen dürfen nicht nachträglich geändert oder unkenntlich gemacht werden.
- Eine fehlerhafte Eintragung kann gestrichen werden, muss aber weiterhin lesbar und nachvollziehbar bleiben. Die Korrektur erfolgt durch einen neuen Eintrag
- Ein negativer Kassenbestand ist technisch nicht möglich und darf nicht vorkommen.
- Geldbewegungen zwischen Kasse und Bank müssen lückenlos aufgezeichnet werden.
- Private Einlagen und Entnahmen sind täglich zu dokumentieren.
- Privat vorgestreckte Beträge und die entsprechenden Rückzahlungen aus der Kasse sind als Ausgaben zu buchen. Maßgeblich ist das Datum der Auszahlung aus dem Kassenbestand.
Eine ordnungsgemäße, korrekte und vollständige Kassenbuchführung ist unerlässlich, um im Falle einer Prüfung schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden.
Welche Folgen kann eine fehlerhafte Kassenbuchführung mit sich bringen?
Ziel einer ordnungsgemäßen Buchführung ist es, Steuerhinterziehung zu erschweren, indem die Veruntreuung von Bareinnahmen dokumentiert wird. Eine fehlerhafte Buchführung ist daher kein Kavaliersdelikt, sondern eine mögliche Steuerhinterziehung. Das Finanzamt hat das Recht, jederzeit eine Kassennachschau durchzuführen und das Kassenbuch hinsichtlich Manipulationen zu prüfen. Dabei werden Unregelmäßigkeiten schnell aufgedeckt, die nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch hohe Bußgelder, gewerberechtliche Sanktionen und Strafverfahren nach sich ziehen können. Ein ordentlich geführtes Kassenbuch ist daher unerlässlich.
